Segundo o CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS – CONARQ, no texto do trabalho ‘Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes – 2010’, a definição é :
“Entendemos a digitalização como um processo de conversão dos documentos arquivísticos em formato digital, que consiste em unidades de dados binários, denominadas de bits – que são 0 (zero) e 1 (um), agrupadas em conjuntos de 8 bits (binary digit) formando um byte, e com os quais os computadores criam, recebem, processam, transmitem e armazenam dados.
De acordo com a natureza do documento arquivístico original, diversos dispositivos tecnológicos (hardware) e programas de computadores (software) serão utilizados para converter em dados binários o documento original para diferentes formatos digitais. No entanto, o produto dessa conversão não será igual ao original e não substitui o original que deve ser preservado.
A digitalização, portanto é dirigida ao acesso, difusão e preservação do acervo documental”
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